Recentemente ho iniziato un articolo cosi: “Tanti impegni, ma mai troppi o mai pochi? Da padre dico che il mio impegno maggiore e’ dato dal bimbo, che praticamente e’ un lavoro a tempo pieno. Poi lavoro 3 giorni a settimana in ufficio (full time dalle 9 alle 17:30) ed infine devo creare contenuti, spero buoni, sia per questo blog che per il canale Youtube. Tre video a settimana li e due articoli a settimana qui. Poi il giovedì la live sul mio canale, il mercoledì la live per il gruppo con Gianluca Ranieri Bandini e Domenico Doronzo e la Domenica la live sul canale di Massimo Cirignotta. Un lavoro niente male, ma che se ben pianificato ed organizzato, può essere portato avanti senza problemi, o quasi. Per cui in questo breve articolo, volevo solo dare le mie metodologie, e con questo magari dare uno spunto a chi ha una giornata molto piena, a come essere in grado di fare tanto, senza ritrovarsi con l’acqua alla gola.” Ma credo di avere altro da dire. Ed infatti ho appena registrato un video su come gestire meglio il tempo, che uscirà la settimana prossima. In questo articolo voglio andare ad approfondire i concetti del video che sarà pubblicato successivamente e dare un supporto visuale più coinciso nel video, mentre qui sarò più prolisso ed andrò meglio nel dettaglio.
IL TEMPO E’ DENARO
Conosci bene la massima “il tempo e denaro”. Sapere come gestire meglio il tuo tempo, per essere più efficiente e produttivo porta sicuramente ad avere delle giornate meno stressanti, più tranquille e ci mette meno pressione sulle attività che dobbiamo andare a completare. Siano queste lavorative, personali, o altre cose che reputiamo importanti nelle nostre vite. Non esiste la ricetta magica, o quella adatta a tutti, ma ti voglio dare la mia, quella che io utilizzo costantemente e che penso possa aiutare anche te. Ti voglio perciò dare alcuni punti di riflessione. Nel video questi punti saranno solamente sei, mentre qui ne troverai qualcuno in più, proprio per approfondire meglio l’argomento. Devi potere essere padrone del tuo tempo. Perché io non lo ero ed a dire la verità sto ancora imparando a esserlo completamente, ma sono migliorato. E se un mega-cocciuto come me lo ha fatto, lo possono fare tutti.
CONOSCI I TUOI IMPEGNI
Qualche tempo fa, feci un video relativo alle app che potevano aiutare ad essere piu’ produttivi. Fra queste, la più banale, era quella di google calendar. Quello e’ il calendario che uso io, ma uno vale essenzialmente l’altro. Appuntando ogni tipo di impegno, tutte le volte che ne ho uno, riesco a capire come la mia giornata e’ composta. Quali sono i tempi che ogni attività mi richiede ed anche capire quanto tempo andrei a perdere in caso di imprevisto con quel determinato impegno. Per esempio se porto i bimbi a scuola in auto, imprevisto potrebbe essere il traffico oppure un problema di tipo meccanico alla macchina. Ma a parte questo, il dovere affrontare l’imprevisto, consocere l’andamento della propria giornata in anticipo mi fa essere più padrone del mio tempo. Ogni mattina consulto il calendario ed ogni sera lo riguardo per capire la mia giornata successiva come andrà ad evolversi, mi preparo mentalmente ed inoltre, data la vecchiaia dimentico facilmente. Facendo cosi, nel caso qualcuno mi chiamasse per un eventuale richiesta di impegno, collaborazione o come a volte accade io e mia moglie abbiamo vicendevolmente bisogno di sapere se si può fare qualcosa assieme oppure no, guardiamo il calendario, che condividiamo e non stiamo li a perdere tempo a cercare di capire chi fa cosa e quando. La completa consapevolezza di come la giornata andrà ad evolversi, e’ un punto di partenza che non ha eguali.
PIANIFICA CON CURA GLI IMPEGNI
Pianificare le proprie attività e’ fondamentale. Iniziare un giorno o una settimana, senza avere delle linee guida e’ una soluzione perdente. Il che significa che in questa fare si sa alla perfezione quali siano le cose da fare. Non si parla ancora del come e del quando. Si parla solo di cosa. Non si può decidere di registrare un video giovedì se non so ancora quale video voglio fare. Mettere gli impegni sul calendario, non ti fa Elon Musk. perlomeno non ha fatto me Elon Musk, ma come accennavo prima gli imprevisti sono un problema. E la pianificazione deve essere fatta con criterio. Se pianificassi di andare a Kilkenny, sono 15 km in auto e per cui circa 15 minuti di guida. Abitando nel countryside, beccare uno o più trattori per strada, e’ la norma. Come tale dei canonici 15 minuti circa, che mi attendo, ci possono volere a volte anche 30 minuti. Anzi purtroppo e’ quasi la normalità. Per cui la pianificazione va fatta, capendo quanto l’attività può durare, quanto potrebbe sforare e come poter agire per evitare che questo accada. Se ci sono degli altri impegni successivi, darsi un cuscinetto temporale e’ importante, e più la attività precedente e’ lunga, o importante, maggiormente ampio dovrebbe essere il cuscinetto temporale. Se ad esempio io avessi un incontro di affari a Kilkenny della durata di un ora, diciamo dalle 15 alle 16, metterei in conto 30 minuti per andare, e 30 minuti per tornare, ma per la durata del meeting stesso non pianificherei solo un ora, perché il meeting potrebbe riscontrare ritardi, problemi o semplicemente durare più di quanto non si fosse immaginato. Come tale io metterei in conto almeno 3 ore, per tutta l’attività in toto. Ogni nostra pianificazione ha delle necessita; completamente diverse. Un conto e’ l’incontro di affare e diversamente sarebbe semplicemente fare due tortellini in brodo. Basta semplicemente gestire tutto al meglio.
DETERMINARE LE PRIORITÀ
Qualche tempo fa feci un video sulle piattaforme che uso per imparare e per formarmi in generale. Fra queste ho menzionato linkedin learning. Fra i vari corsi che ho seguito in passato c’era quello di Dave Crenshaw, sul time management. Consiglio a tutti di seguire i suoi corsi, se li trovate gratis o se volete farli con il mese gratuito di prova di linkedin learning, meglio. Ma, se dovete pagarne anche uno solo di base, ne vale la pena. Sono corsi veramente utili, e se non vi interessano i suoi, trovate un altro autore che ne sappia su questo argomento. Una cosa molto importante che ho imparato, sono le priorità, che nel caso dell’organizzazione del tempo sono di due tipi. Le priorità per attività legate per cui alla tipologia di task che abbiamo da completare e quelle temporali che sono relative alla durata dell’impegno che ci siamo dati da completare. Ci sono vari scaglioni temporali, ma in linea di massima io le suddivido in tre diverse. Le attività che durano un tempo ragionevolmente ridotto e per ridotto intendo che durino meno di un arco temporale che vada fra i due ed i cinque minuti. Quelle che durano di più di tale intervallo e quelle che sono ripetitive, e con questo intendo ad esempio leggere le email, o per me potrebbe essere leggere i commenti di Youtube. Sarebbero le attività abitudinarie. Le prime, quelle che durano poco, vanno fatte subito. Procrastinare attività brevi, porta ad accumularle a fine giornata, ed ritrovarsi anche solo con 10 cose da fare da 5 minuti ciascuna, sono alla fine 50 minuti. Quasi un ora. Un ora di cose che quando pensiamo che la giornata sia finita, in realtà sono li ad attenderci e ci fanno sentire sopraffatti dalla stanchezza. Per cui se una attività dura due minuti, può anche trovare spazio prima, dopo o durante uno degli impegni che abbiamo già in calendario. Con queste intendo quasi sempre, quelle che durano più di 5 minuti. Le attività lunghe devono essere rispettate e non mosse, se non per impegni di grande importanza, e ne parliamo a breve. Infine ci sono quelle ripetitive. Leggere le email alla stessa ora del giorno e’ importante, per evitare distrazioni. A meno che nella vita di tutti i giorni, come secondo lavoro, gestiamo una centrale nucleare, non e’ importante stare a perdere tempo leggendo continuamente la email. Un ora dedicata tutte le mattine o tutte le sere prima di andare a letto, sono più che sufficienti e non ci distraggono dalle altre cose che dobbiamo fare durante il giorno. In relazione alle priorità invece, se un contatto per un grosso contatto a cui lavoriamo da anni, ci chiama per un appuntamento, quella diventa la priorità. E’ completamente inutile muovere nello stesso giorno gli impegni che si erano già programmati, nella speranza di poterli portare tutti a termine. E magari di distrasi proprio durante questo evento importante, perche’ si e’ in ritardo per le altre attività. Fare solo la nuova cosa a cui abbiamo dato la priorità massima e schedulare nuovamente quelle che erano in calendario, magari in giorni successivi.
AVERE LA TUA GIORNATA TIPO
Quando pianifico le mie attività, considero anche che una parte di queste saranno durante il giorno o durante la settimana, ripetitive. Andranno ad essere una specie di zoccolo duro della mia pianificazione ed organizzazione e per questo motivo cerco di pianificare alcune attività in maniera cadenzata, sempre alla stessa ora o allo stesso giorno. Questo mi permette di conoscere pienamente quali siano i miei spazi liberi o gia’ occupati da impegni, nella mia giornata o nella mia settimana, con larghissimo anticipo. Il calendario permette di pianificare delle attività ripetitive. Ad esempio se io so che ogni sera devo andare in palestra dalle 6 alle 7 o che mia moglie ha un impegno lavorativo tutti i venerdì a mezzogiorno e cosi via, segno le attività ripetitive sul calendario e queste, appariranno per tutto l’anno. Mi evito di dovere chiedere di volta in volta, chi ha da fare cosa e quando lo ha da fare e la stessa cosa lo ricordo a me stesso. Dando una certa metodica alla mia settimana, riesco anche a gestirla in maniera più snella. Un altro fattore e’ che semplificare le attività in questo modo, permette di fare errori con meno frequenza. Di dimenticare cose con meno frequenza.
SAPERE DIRE NO ED EVITARE DISTRAZIONI
Qui voglio raggruppare due consigli, in un unico paragrafo, perché credo siano correlati. Parto dal concetto di evitare le distrazioni. In passato, mi e’ sempre sembrato, che il tempo non bastasse. Cosi come mi sembrava che i soldi non bastassero mai. Ma in realtà ero io che non li gestivo bene. Nell gestione del tempo ci sono molte similitudini. Guardare ogni 5 minuti se ci hanno scritto su Whattsapp, se abbiamo una notifica su Facebook, o se abbiamo una nuova email e’ dteriorante per il nostro tempo. Controproducente. Quando svolgo una qualsiasi attività, sia in ambito lavorativo, che personale, elimino le distrazioni. Il mio cellulare e’ in modalità silenzioso, con lo schermo girato verso il basso e lontano da me. Per il bimbo con mia moglie abbiamo un accordo, mentre io faccio le mie cose lei lo tiene sott’occhio e se lei ha da fare qualcosa lo tengo io. Ci diamo un ora o due a testa e concentriamo tutti in maniera pressante, in quell’arco temporale. E’ una cosa importante perché andiamo a comprendere che il tempo e’ sufficiente, ma semplicemente lo sprechiamo. Cosa inutile e non bella. Usando la tecnica del pomodoro che ho descritto nel video precedente, questo concetto si migliora ancora di più, perché nei 5 minuti di pausa, possiamo andare a guardare il cellulare, leggere il giornale o qualsiasi altra cosa, senza sentirci in colpa. Psicologicamente il nostro cervello diventa più produttivo. Questo si andrà a collegare anche al fatto di dovere dire no. Se siamo impegnati ed abbiamo da fare, in quella particolare ora in cui siamo li a completare le nostre azioni, e ci viene chiesto di fare altro, dobbiamo essere in grado di dire no. Le prime volte con mia moglie erano guerre. Mentre scrivevo un video veniva a chiedermi se potevo tenere il bimbo. Ed il mio era un no secco. Quella ora era per me e per i miei impegni. Ora invece e’ più semplice, perché anche io lo faccio per lei ed anche lei ha migliorato la sua produttività e capisce i benefici del dire no.
UTILIZZA GLI SPAZI VUOTI REGALATI
Quante volte abbiamo da fare e ci viene regalato del tempo? A me capita poche volte, ma in questi frangenti, dobbiamo essere degli avvoltoi. Un esempio? L’altro giorno mia moglie doveva andare a fare la spesa, e mi ha chiesto se volevo andare con lei. Ma ero in ritardo con alcuni video e per cui le ho detto di no. Mi ha detto “mi porto il bimbo allora” ed io facendo un doppio carpiato con avvitamento, ho detto si. Mi si era appena aperta una finestra di produttività e l’ho utilizzata alla grande. Se ci cancellano un impegno, se una visita viene spostata se semplicemente la moglie si porta il bimbo o i bimbi con se, invece di guardare la partita, leggere il giornale o buttarsi sul divano, dobbiamo sfruttare questo regalo, per farlo diventare una occasione e non uno spreco. So che e’ cinica come cosa, ma per dormire o riposare abbiamo la notte. Ogni sera alle 9:30 sono nel letto. E dalle 9:30 alle 10:30 leggo. Quella e’ la mia parte della giornata per leggere. E’ pianificata, ma se ho modo di fare un video in più durante il giorno, o di cominciare un altro articolo per il blog, perché mi e’ stato regalato del tempo libero inaspettatamente, lo utilizzo al meglio, facendo queste attività. In primo luogo perché in questo modo allento la pressione sulle cose che dovrei fare successivamente, ma anche perché in caso di imprevisti futuri, non mi troverei a dovere rincorrere il tempo mancante per recuperare.
FAI UNA COSA ALLA VOLTA
Una programmazione che sia strutturata è fondamentale per portare a termine quello che hai programmato. Ti aiuta a dare spazio ad ogni tua singola attività e mette sulle tue spalle una pressione positiva, data dalla necessita’ di completare le cose e non di rincorrerle. Dando sul calendario, una sola attività alla volta, evita la pressione e migliora la prestazione. Il multi-tasking e’ una favola inutile per perdere tempo e per fare confusione. Molti di noi destreggiano più lavori contemporaneamente, credendo che facendo più cose alla volta, completeremo molte più attività nel tempo minore possibile, ma in realtà è vero il contrario; siamo più produttivi quando ci concentriamo su una cosa alla volta. Dare blocchi temprali ben definiti per ogni singolo elemento da completare e’ un approccio ponderato per ottimizzare il tuo lavoro. Il discorso che facevo prima sulle mini attività. Falle subito, e smetti di fare altro, ma non fare le due cose assieme. Dedica il tempo necessario a tutte quelle mansioni che richiedono un approccio approfondito.
DELEGARE NON VUOLE DIRE NON FARE
Imparare a delegare è un passo successivo molto importante nell’essere un maestro della gestione del tempo. Il punto principale nel delegare e’ il potersi concentrare sulle attività di maggior valore. Per me ad esempio sarebbe scrivere un articolo oppure un video, mentre sto cercando di delegare il montaggio ed il rendering. E magari in questo modo trovare persone che sono più brave a fare qualcosa che io faccio in maniera mediocre. Delegare potrebbe sembrare semplice, ma in realtà non lo è. In primo luogo, devi trovare le persone giuste di cui puoi fidarti. Poi si deve costruire un rapporto con loro e comunicare correttamente cosa si vuole ottenere. Devono essere una naturale estensione di noi stessi, ma fare meglio di noi. Come si può imparare a delegare? Se non sei mai stato in una posizione di leadership o se non hai mai veramente delegato, prepara un elenco di tutte le attività che potresti o dovresti delegare. Questi compiti possono essere aziendali (amministrazione, legale, gestione dei social media, ecc.) o personali (pulizia, lavaggio, acquisto di generi alimentari, ecc.). Valutare ogni compito in base a quanto sia facile o difficile delegarlo oppure a quanto tempo ritieni queste attività stiano “rubando” dalle altre cose più importanti. Seguire criteri quali: complessità dell’attività e tempo necessario sono due punti fondamentali per valutarle, ma ce ne sono tante altre da tenere in considerazione.
CONCLUSIONI
Spero che questo articolo, assieme a quello precedente ed al video che ne seguirà, possano essere di aiuto a chi cerca di organizzare il tempo al meglio, per essere persone più produttive e meno impegnate, nella miriade di impegni che si possono avere. Ogni persona ha delle necessita’ diverse, e so che questi punti, tutti o alcuni, potrebbero risultare troppo generici, ma non posso che dare linee guida, in quanto ci sono tante famiglie con necessita; diverse e con lavori diversi e non saprei cosa altro dire. Spero comunque che grazie a questi contenuti, ognuno possa trovare la propria quadra.
